Fungsi : POACE

POACE merupakan langkah-langkah yang digunakan sebagai patokan dalam menjalankan suatu kegiatan yang terikat melalui kepanitiaan dan memiliki struktur organisasi sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan sistematis, terencana, tersruktur, dan terkontrol. Langkah tersebut terdiri dari beberapa aspek yaitu: Planning (perencanaan), Organizing (persiapan), Actualizing (Pelaksanaan), Controling (pengontrolan), dan Evaluating (evaluasi).

A. Planning (perencanaan)
Langkah awal yang tidak boleh ditinggalkan sebelum mengadakan kegiatan adalah perencanaan (Planning). Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut.
Perencanaan yang baik tidak dilakukan oleh banyak orang, tetapi hanya dilakukan oleh mereka yang dalam posisi sebagai konseptor. Dalam tahap ini dihasilkan konsep kegiatan, personel yang dibutuhkan dan time schedule. Sehingga dalam tahap berikutnya, tinggal membagi tugas kepanitiaan dan melakukan persiapan sesuai tugas masing-masing.

B. Organizing (persiapan)
Jika langkah perencanaan telah selesai, lalu hasilnya dibawa ke kelompok yang lebih besar. Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Peran pemimpin dalam kepanitiaan sangat penting. Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang dipimpinnya agar mempersiapkan setiap kegiatan yang telah direncanakan. Sehingga pada tahap berikutnya berjalan dengan lancar.

C. Actualizing (pelaksanaan)
Jika pada dua tahap sebelumnya dilakukan dengan baik, maka pada tahap ini akan lebih mudah. Sekalipun terkadang juga ada hambatan yang tidak diduga sebelumnya. Untuk menghadapi hal seperti itu, perlu dilakukan langkah berikutnya.
Pelaksanaan dari sebuah kegiatan merupakan puncak dari hasil kerja sama sebuah kepanitiaan, dengan harapan sebuah tim kepanitiaan dapat saling membantu dan memberikan solusi terhadap suatu masalah yang terjadi antara panitia satu dengan yang lain. Sehingga, dalam keadaan seperti apapun, kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan sukses.

D. Controlling (pengendalian)
Pengontrolan terhadap suatu kegiatan juga salah satu aspek yang amat penting saat kegiatan tersebut berlangsung. Pengontrolan disini adalah tugas dari seorang pemimpin. Tugas utama pemimpin jika sudah pada tahap ini adalah mengontrol jalannya kegiatan. jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin.
Pengontrolan dilakukan dari berbagai segi yaitu kerja serta emosi tim kepanitiaan, kondisi kegiatan, kenyamanan peserta, waktu berlangsungnya tiap sesi dari susunan acara yang telah dibuat, dsb. Tujuan dari adanya pengontrolan ini adalah agar kegiatan dapat berjalan sesuai susunan acara dan konsep yang telah disepakati sebelumnya, sehingga kegiatan tersebut membuahkan hasil yang maksimal.

E. Evaluating (evaluasi)
Jika seluruh kegiatan telah selesai, maka yang dilakukan selanjutnya adalah evaluasi.
Langkah ini bertujuan untuk mengumpulkan dan mengarsip setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi.

Jika setiap tahap POACE di atas dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih pasti. Pemimpin tentu saja tidak pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang setiap tahap dari Planning hingga Evaluating menjadi tanggung jawab utama pemimpin.